D’une crèche associative aux grandes entreprises, le Groupe SMB s’impose comme le leader de la GED dans les DROM.

Si vous êtes entrepreneur en Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion ou encore Mayotte, vous connaissez certainement le Groupe SMB comme un spécialiste des solutions d’impression notamment Toshiba. Mais peut-être ignorez-vous que le Groupe SMB a développé depuis de nombreuses années une véritable expertise dans la gestion documentaire (GED).

Nous avons rencontré Ludovic Bertin, notre spécialiste de la GED qui nous parle de la mise en place des projets de dématérialisation. Mais avant de commencer, savez-vous réellement ce qu’est la GED ? La GED vous permet de dématérialiser, gérer vos documents et automatiser vos processus. La GED serait réservée aux très grosses entreprises ? Détrompez-vous, le Groupe SMB propose des solutions évolutives qui s’adaptent à tous, de la TPE aux grands groupes.

Ludovic, quelle est ta fonction au sein du Groupe SMB ?

Je suis Ingénieur Avant-Vente et aussi Après-Vente, car je gère la partie audit ainsi que le paramétrage jusqu’à la formation des utilisateurs. Je réalise un véritable accompagnement au changement pour nos clients.

Quand les entreprises appellent le Groupe SMB, connaissent-elles déjà les solutions de dématérialisation ?  

Nous avons différents types de demandes, certains clients au départ n’expriment pas un besoin précis en termes de dématérialisation, mais ont entendu parler des grandes lignes de la GED et après discussion, se révèlent très intéressés par ce type de solution novatrice qui simplifie le travail au quotidien, d’autres savent exactement ce dont ils ont besoin et nous demandent simplement de réaliser un audit.

Du coup, j’imagine que la solution proposée dépend du périmètre du projet ?

En effet, nous avons plusieurs solutions qui s’adaptent, nous proposons E-DocPro, E-Geide, Docuware, ou encore ZEENDOC. Mais également Capture & Store ou Tag PDF qui sont des solutions plus légères et donnent accès à des premières fonctionnalités très performantes.

Pour les entreprises, la crainte de devoir gérer un projet compliqué n’est-elle pas un frein ?  

Nous mettons en place une véritable team projet qui va analyser et comprendre les enjeux du client afin d’améliorer le recettage et par la suite la mise en production. Nous sommes habitués à gérer ce genre de projet, du plus simple au plus complexe.

Cela s’adapte vraiment à toutes les tailles d’entreprises ?

Bien sûr, cela va du plus complexe, comme en Guyane avec un projet que nous avons mené auprès d’un grand groupe, la solution mise en place gère désormais tous les documents de l’entreprise avec une bibliothèque énorme. Un très gros projet, très complexe que nous avons réussi avec succès. Mais aussi des projets très simples comme celui d’une Crèche associative (Pitchoune) qui gère tout ce qui concerne les factures des dépenses de la crèche, mais aussi la dématérialisation des bulletins de paies.

Quels sont les prérequis à la mise en place d’une GED ?

Il n’y a pas de prérequis pour la mise en place d’une GED et c’est là tout l’intérêt car avec nos offres en Saas, le client investit dans une solution accessible de n’importe quel ordinateur et à tout endroit disposant d’une connexion internet. De plus, cela évite également de devoir acquérir du matériel de stockage et de devoir le gérer.

Doit-on numériser tout l’existant ?

On peut numériser l’existant, mais ce n’est pas forcément nécessaire ! Si besoin, nous avons notre partenaire Gedip, qui prendra en charge les archives et les restituera sous format numérique aux clients afin de l’intégrer dans la GED. Sinon, pour les autres clients nous leur proposons de commencer une nouvelle méthode de travail à l’instant T. Bien sûr, s’ils veulent revenir un peu en arrière, ils peuvent toujours le faire avec leur multifonction.

Et pour finir, c’est long à réaliser et à mettre en place ?

Pour un projet simple, en deux semaines cela est réalisable en fonction des disponibilités du client. À partir de la prise de commande, il faut compter 48 h pour avoir accès au compte. Ensuite, nous faisons donc l’audit pour comprendre la méthode de travail du client, car c’est le produit qui s’adapte et pas l’inverse.